ការរក្សាបញ្ជីក្នុងអាជីវកម្មគឺជាមូលដ្ឋាននៃប្រព័ន្ធគណនេយ្យរបស់ក្រុមហ៊ុន។ អ្នកកត់ត្រាត្រូវទទួលខុសត្រូវក្នុងការថតនិងចាត់ថ្នាក់ប្រតិបត្តិការគណនេយ្យរបស់ក្រុមហ៊ុនអាជីវកម្មនិងបច្ចេកទេសដែលពាក់ព័ន្ធនឹងការកត់ត្រាប្រតិបត្តិការទាំងនោះ។
ប្រសិនបើអ្នកជាម្ចាស់អាជីវកម្មខ្នាតតូចអ្នកត្រូវបង្កើតប្រព័ន្ធគណនេយ្យផ្ទាល់ខ្លួនរបស់អ្នកឬអ្នកត្រូវតែជួលអ្នកណាម្នាក់រៀបចំវាសម្រាប់អ្នក។ ប្រសិនបើអ្នកធ្វើការដោយខ្លួនឯងហើយវាជាអាជីវកម្មតែមួយអ្នកនឹងធ្វើវាដោយខ្លួនឯង។ ប្រសិនបើអ្នកជួលបុគ្គលិកហើយរំពឹងទុកថាមានការរីកចម្រើនច្រើនអ្នកអាចជួលឧបករណ៍បញ្ជាដើម្បីគ្រប់គ្រងការគ្រប់គ្រងហិរញ្ញវត្ថុនិងគណនេយ្យរបស់អ្នក។ ប្រសិនបើអាជីវកម្មរបស់អ្នកនឹងកើនឡើងប៉ុន្តែអ្នកគិតថាកំណើនយឺតអ្នកអាចជួលគណនេយ្យករឬអ្នកគណក្យដើម្បីដោះស្រាយបញ្ហាគណនេយ្យ។
តើគណនេយ្យករធ្វើអ្វី?
នៅកន្លែងដែលអ្នកកត់ត្រាកត់ត្រានិងចាត់ចែងប្រតិបត្តិការហិរញ្ញវត្ថុរបស់ក្រុមហ៊ុនគណនេយ្យករបានចាត់វិធានការនិងវិភាគបន្ទាប់បន្សំរបាយការណ៍និងបកប្រែព័ត៌មានហិរញ្ញវត្ថុសម្រាប់ក្រុមហ៊ុន។
តើអ្នកត្រួតពិនិត្យធ្វើអ្វី?
ឧបករណ៍បញ្ជានេះគឺពិតជាមន្រ្តីគណនេយ្យកររបស់ក្រុមហ៊ុន។ គាត់ទទួលខុសត្រូវក្នុងការបង្កើតនិងថែរក្សាប្រព័ន្ធគណនេយ្យរបស់ក្រុមហ៊ុន។ ឧបករណ៍បញ្ជាត្រូវទទួលខុសត្រូវចំពោះគណនេយ្យហិរញ្ញវត្ថុនិងការគ្រប់គ្រង។ នៅក្នុងពាក្យផ្សេងទៀតការឆ្លើយតបទៅនឹងទិន្នន័យគណនេយ្យរបស់ក្រុមហ៊ុននៅក្នុងលក្ខណៈសមរម្យនិងទទួលខុសត្រូវ។ ឧបករណ៍បញ្ជាមួយត្រូវបានជួលជាទូទៅនៅពេលអាជីវកម្មមានទំហំធំ។
ការកក់ទុកដោយមាននិងគ្មានកម្មវិធីកុំព្យូទ័រ
ការបង្រៀនអំពីការរក្សាទុកសៀវភៅនេះបង្រៀនអ្នកអំពីការរក្សាទុកសៀវភៅជាមូលដ្ឋានដោយមិនចាំបាច់ប្រើកម្មវិធីកុំព្យូទ័រ។ ហេតុអ្វីបានជាអ្នកត្រូវដឹងថាដោយសារតែមានកម្មវិធីកុំព្យូទ័រជាច្រើននៅទីនោះអ្នកអាចប្រើបាន? តើអ្នកធ្លាប់ឮពាក្យថា "សំរាមនៅក្នុងសំរាមទេ?" អ្នកត្រូវតែយល់ពីការរក្សាទុកជាមូលដ្ឋាននៅពីក្រោយអ្វីដែលអ្នកបញ្ចូលទៅក្នុងកម្មវិធីកុំព្យូទ័រដើម្បីបញ្ចូលព័ត៌មានត្រឹមត្រូវ។ ការបង្រៀនពេលក្រោយនឹងដោះស្រាយដោយប្រើកម្មវិធីកុំព្យូទ័រដើម្បីគ្រប់គ្រងការរក្សាបញ្ជីសម្រាប់អង្គភាពអាជីវកម្មរបស់អ្នក។
01 - តើអ្នកគួរប្រើ Bookkeeping Entry Single ឬ Double?
ប្រសិនបើក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នកមានទំហំនិងភាពស្មុគស្មាញណាមួយអ្នកនឹងចង់បង្កើតប្រព័ន្ធគណនេយ្យចូលទ្វេដង។ យ៉ាងហោចណាស់ធាតុពីរត្រូវបានបង្កើតឡើងសម្រាប់ប្រតិបត្តិការនីមួយៗ។ ឥណពន្ធត្រូវបានធ្វើឡើងចំពោះគណនីមួយហើយឥណទានត្រូវបានធ្វើឡើងចំពោះគណនេយ្យមួយផ្សេងទៀត។ នោះគឺជាគន្លឹះ នៃគណនេយ្យទ្វេដង ។
02 - តើអ្នកគួរប្រើគណនេយ្យសាច់ប្រាក់ឬគណនេយ្យ?
ការសម្រេចចិត្តដំបូងដែលអ្នកត្រូវធ្វើនៅពេលបង្កើតប្រព័ន្ធចុះបញ្ជីរបស់អ្នកគឺថាតើត្រូវប្រើ ប្រព័ន្ធគណនេយ្យសាច់ប្រាក់រឺសមតុល្យ ។ ប្រសិនបើអ្នកកំពុងប្រតិបត្តិការអាជីវកម្មខ្នាតតូចឬមនុស្សម្នាក់នៅផ្ទះឬសូម្បីតែការអនុវត្តការពិគ្រោះយោបល់ធំជាងពីការិយាល័យមនុស្សម្នាក់អ្នកប្រហែលជាចង់បិទ គណនីគណនេយ្យ ។ ប្រសិនបើអ្នកប្រើគណនេយ្យសាច់ប្រាក់អ្នកកត់ត្រាប្រតិបត្តិការរបស់អ្នកនៅពេលសាច់ប្រាក់ពិតជាផ្លាស់ប្តូរ។ សាច់ប្រាក់អាចជាអ្វីមួយពីប្រាក់ពិតប្រាកដទៅការផ្ទេរប្រាក់តាមអេឡិចត្រូនិក។ ជួនកាលក្រុមហ៊ុនចាប់ផ្តើមអាជីវកម្មរបស់ខ្លួនដោយប្រើគណនេយ្យសាច់ប្រាក់ហើយប្តូរទៅគណនីគណនេយ្យតាមរយៈការរីកចម្រើន។
ប្រសិនបើអ្នកនឹងផ្តល់ឥណទានដល់អតិថិជនរបស់អ្នកឬប្រសិនបើអ្នកនឹងស្នើសុំឥណទានពីអ្នកផ្គត់ផ្គង់របស់អ្នកនោះអ្នកត្រូវតែប្រើប្រព័ន្ធគណនីគណនេយ្យ។ ដោយប្រើគណនេយ្យតាមគណនីអ្នកកត់ត្រាការទិញឬការលក់ភ្លាមៗទោះបីជាសាច់ប្រាក់មិនប្តូរដៃរហូតដល់ពេលក្រោយក៏ដោយដូចជាក្នុងករណីគណនីដែលត្រូវទូទាត់ឬគណនីត្រូវទទួល។
03 - មូលដ្ឋាន - ការយល់ដឹងពីទ្រព្យសកម្មបំណុលនិងសមធម៌
មុនពេលអ្នកបង្កើតប្រព័ន្ធគណនេយ្យរបស់អ្នកអ្នកត្រូវតែយល់អំពីគណនីមូលដ្ឋានរបស់ក្រុមហ៊ុន - ទ្រព្យសកម្ម បំណុលនិង សមធម៌ ។ ទ្រព្យសកម្មគឺជារបស់ដែលក្រុមហ៊ុន មាន ដូចជាស្តុករបស់ខ្លួននិងគណនីដែលអាចទទួលបាន។ ការទទួលខុសត្រូវគឺជាអ្វីដែលក្រុមហ៊ុន ជំពាក់ ដូចជាអ្វីដែលពួកគេជំពាក់អ្នកផ្គត់ផ្គង់របស់ពួកគេ (គណនីដែលត្រូវបង់) ប្រាក់កម្ចីធនាគារនិងជំនួញប្រាក់កម្ចីនិងបំណុលផ្សេងៗទៀតនៅក្នុងសៀវភៅ។ សមធម៌គឺជាកម្មសិទ្ធិរបស់ម្ចាស់អាជីវកម្មនិងអ្នកវិនិយោគណាដែលមាននៅក្នុងក្រុមហ៊ុន។
តុល្យភាពសៀវភៅ
ដើម្បីធ្វើឱ្យមានតុល្យភាពសៀវភៅរបស់អ្នកអ្នកត្រូវពិនិត្យយ៉ាងប្រុងប្រយ័ត្ននូវធាតុទាំងនេះហើយត្រូវប្រាកដថាប្រតិបត្តិការដែលទាក់ទងនឹងទ្រព្រយសកម្មបំណុលនិងសមធម៌ត្រូវបានកត់ត្រាត្រឹមត្រូវនិងនៅកន្លែងដែលត្រឹមត្រូវ។ មានរូបមន្តសំខាន់ដែលអ្នកអាចប្រើដើម្បីប្រាកដថាសៀវភៅរបស់អ្នកតែងតែមានតុល្យភាព។ រូបមន្តនោះហៅថា សមីការគណនេយ្យ :
ទ្រព្យសកម្ម = បំណុល + សមធម៌
សមីការគណនេយ្យ មានន័យថាអ្វីគ្រប់យ៉ាងដែលម្ចាស់ជំនួញមាន (ទ្រព្យសម្បត្តិ) គឺមានតុល្យភាពប្រឆាំងនឹងពាក្យបណ្តឹងប្រឆាំងនឹងជំនួញ (បំណុលនិងសមធម៌) ។ បំណុលគឺជាការទាមទារដោយផ្អែកលើអ្វីដែលអ្នកជំពាក់អ្នកលក់និងអ្នកអោយខ្ចី។ ម្ចាស់អាជីវកម្មមានពាក្យបណ្តឹងប្រឆាំងនឹងទ្រព្យសម្បត្តិដែលនៅសល់ (សមធម៌) ។
កិច្ចព្រមព្រៀងរក្សាបញ្ជីដំបូងដែលទាក់ទងទៅនឹងសមីការគណនេយ្យ
សូមពិនិត្យមើលយ៉ាងប្រហាក់ប្រហែលទៅនឹងទ្រព្យសកម្មបំណុលនិងសមធម៌ដូច្នេះអ្នកនឹងមានការយល់ដឹងពេញលេញអំពីអ្វីដែលមានរួមបញ្ចូលគ្នា។
- ទ្រព្យសកម្ម : ប្រសិនបើអ្នកមើលទៅអ្នកក្រលេកមើលទ្រង់ទ្រាយនៃ តារាងតុល្យការ អ្នកនឹងឃើញគណនីទ្រព្យសកម្មនិងគណនីសមធម៌។ គណនីអចលនទ្រព្យជាធម្មតាចាប់ផ្តើមជាមួយគណនីសាច់ប្រាក់និងគណនីជួញដូរ។ បនា្ទាប់មកគណនីសារពើភ័ណ្ឌទទួលបាននិងទ្រព្រយទ្រព្រយដូចជាដីអគារនិងរុក្ខជាតិនិងឧបករណ៍ត្រូវបានចុះបញ្ជី។ ទាំងនោះជាទ្រព្យរូបី។ អ្នកពិតជាអាចប៉ះពួកវា។ ក្រុមហ៊ុនក៏មានទ្រព្យសម្បត្តិអរូបីដូចជាសុច្ឆន្ទៈរបស់អតិថិជន។
- បំណុល : គណនីបំណុលនៅលើតារាងតុល្យការរួមបញ្ចូលទាំងបំណុលបច្ចុប្បន្ននិងរយៈពេលវែង។ បំណុលបច្ចុប្បន្នជាទូទៅជាគណនីដែលត្រូវបង់និងសមមូល។ គណនីត្រូវបង់ជាធម្មតាអ្វីដែលអាជីវកម្មជំពាក់ទៅអ្នកផ្គត់ផ្គង់កាតឥណទាននិងប្រាក់កម្ចីរបស់ធនាគារ។ ការប្រមូលពន្ធនឹងមានពន្ធដែលជំពាក់រួមទាំងពន្ធលើការលក់ដែលជំពាក់និងរដ្ឋសហព័ន្ធរដ្ឋសុវត្ថិភាពសង្គមនិងពន្ធលើ Medicare លើបុគ្គលិកដែលជាទូទៅត្រូវបានបង់ប្រចាំត្រីមាស។
- សមធម៌ : គណនីសមធម៌រួមបញ្ចូលទាំងពាក្យបណ្តឹងទាំងអស់ដែលម្ចាស់បានប្រឆាំងនឹងក្រុមហ៊ុននេះ។ ច្បាស់ណាស់ម្ចាស់អាជីវកម្មមានការវិនិយោគហើយវាអាចជាការវិនិយោគតែមួយគត់នៅក្នុងក្រុមហ៊ុន។ ប្រសិនបើក្រុមហ៊ុននេះបានយកការវិនិយោគផ្សេងទៀត, ដែលត្រូវបានចាត់ទុកថានៅទីនេះផងដែរ។
04 - សេចក្តីថ្លែងការណ៍ប្រាក់ចំណូលជាមូលដ្ឋាន - ចំណូល, ការចំណាយ, ការចំណាយ
ប្រសិនបើអ្នកក្រឡេកមើលតារាងតុល្យការក្នុងជំហានទី 4 អ្នករៀនអំពីទ្រព្យសកម្មបំណុលនិងសមធម៌។ ប្រសិនបើអ្នកផ្លាស់ប្តូរទៅ របាយការណ៍ប្រាក់ចំណូល អ្នករៀនអំពីប្រាក់ចំណូលការចំណាយនិងការចំណាយ។
ប្រាក់ចំណូលគឺជាប្រាក់ចំណូលដែលអាជីវកម្មទទួលបានក្នុងការលក់ផលិតផលឬសេវាកម្មរបស់ខ្លួន។ ការចំណាយដែលហៅថាតម្លៃនៃទំនិញដែលបានលក់គឺជាលុយទាំងអស់ដែលអាជីវកម្មចំណាយដើម្បីទិញឬផលិតទំនិញឬសេវាកម្មដែលវាលក់ទៅឱ្យអតិថិជនរបស់ខ្លួន។ គណនី Purchases តាមដានទំនិញដែលបានទិញ។ ការចំណាយគឺជាលុយទាំងអស់ដែលត្រូវបានចំណាយដើម្បីដំណើរការក្រុមហ៊ុនដែលមិនទាក់ទងនឹងផលិតផលឬសេវាកម្មដែលកំពុងត្រូវបានលក់។ ឧទាហរណ៍គណនីចំណាយគឺជាប្រាក់ខែនិងប្រាក់ឈ្នួល។
អ្នកកត់ត្រាត្រូវទទួលខុសត្រូវក្នុងការកំណត់អត្តសញ្ញាណគណនីដែលត្រូវកត់ត្រាប្រតិបត្តិការ។ ឧទាហរណ៍ប្រសិនបើអាជីវកម្មបង្កើតការលក់សាច់ប្រាក់ដល់អតិថិជនហើយអាជីវកម្មរបស់អ្នកប្រើការរក្សាទុកគណនីទ្វេដងអ្នកនឹងកត់ត្រាសាច់ប្រាក់ដែលទទួលបាននៅក្នុងគណនីទ្រព្យសកម្មដែលហៅថាសាច់ប្រាក់ហើយការលក់នឹងត្រូវបានកត់ត្រានៅក្នុងគណនីប្រាក់ចំណូលដែលមានឈ្មោះថាការលក់។ នេះគឺជាឧទាហរណ៍មួយទៀតនៃការរក្សាទុកសៀវភៅសម្រាប់ការលក់សាច់ប្រាក់។ មួយនេះបោះចោលក្នុងអថេរផ្សេងទៀត - អ្វីដែលអ្នករក្សាបញ្ជីត្រូវធ្វើនៅពេលដែលពន្ធលើការលក់ពាក់ព័ន្ធ។