ឯកសារប្រភពនៅក្នុងប្រតិបត្តិការគណនេយ្យ

ស្វែងយល់អំពីពត៌មានគន្លឹះដែលមាននៅក្នុងប្រភពឯកសារ

រាល់ពេលដែលក្រុមហ៊ុនមួយធ្វើប្រតិបត្តិការហិរញ្ញវត្ថុផ្លូវក្រដាសខ្លះត្រូវបានបង្កើតឡើង។ ផ្លូវក្រដាសនោះត្រូវបានគេហៅថាឯកសារប្រភព។ ប្រសិនបើអាជីវកម្មខ្នាតតូចសរសេរលិខិតចេញពីគណនីត្រួតពិនិត្យរបស់ខ្លួនសម្រាប់ការផ្គត់ផ្គង់ការិយាល័យឧទាហរណ៍ឯកសារប្រភពគឺជាមូលប្បទានប័ត្រនិងបង្កាន់ដៃផ្គត់ផ្គង់ការិយាល័យ។

ហេតុអ្វីបានជាឯកសារប្រភពសំខាន់?

ឯកសារប្រភពមានសារៈសំខាន់ចំពោះដំណើរការ គណនេយ្យនិងគណនេយ្យ ព្រោះវាជាភស្តុតាងដែលបង្ហាញថាប្រតិបត្តិការហិរញ្ញវត្ថុបានកើតឡើង។

ប្រសិនបើក្រុមហ៊ុនមួយត្រូវបានធ្វើសវនកម្មឯកសារប្រភពនឹងបម្រុងទុកនូវទិ ន្នានុប្បវត្តិ គណនេយ្យនិង សៀវភៅទូទៅដែល ជាផ្លូវសវនកម្មមិនអាចប្រកែកបាន។

ការរក្សាឯកសារប្រភពសម្រាប់ជំនួញគឺដូចការរក្សាទុកបង្កាន់ដៃសម្រាប់ធាតុដែលអាចកាត់កងពន្ធសម្រាប់ពន្ធផ្ទាល់ខ្លួនរបស់អ្នក។ ប្រសិនបើពន្ធរបស់អ្នកត្រូវបានធ្វើសវនកម្មពួកគេផ្តល់នូវភស្តុតាងដែលអ្នកបានធ្វើការទិញទាំងនោះ។ ដូចគ្នានឹងការធ្វើអាជីវកម្មរបស់អ្នកក៏ប៉ុន្តែក្នុងអាជីវកម្មអ្នកមិនរក្សាទុកបង្កាន់ដៃតែប៉ុណ្ណោះសម្រាប់ការកាត់កងពន្ធ។ អ្នករក្សាឯកសារដើមសម្រាប់រាល់ប្រតិបត្តិការហិរញ្ញវត្ថុ។

អ្វីដែលឯកសារប្រភពផ្តល់ជូន

ឯកសារប្រភពពិពណ៌នាអំពីការពិតមូលដ្ឋានទាំងអស់នៃប្រតិបត្តិការដូចជាចំនួនទឹកប្រាក់នៃប្រតិបត្តិការដែលបានធ្វើប្រតិបត្តិការគោលបំណងនៃប្រតិបត្តិការនិងកាលបរិច្ឆេទប្រតិបត្តិការ។

នេះជាឧទាហរណ៍មួយចំនួននៃឯកសារប្រភពទូទៅ:

• ការពិនិត្យដែលបានលុបចោល
• វិក័យប័ត្រ
• បង្កាន់ដៃចុះបញ្ជីសាច់ប្រាក់
• បង្កាន់ដៃបង្កើតដោយកុំព្យូទ័រ
• កំណត់ត្រាឥណទានសម្រាប់ការបង្វិលសងរបស់អតិថិជន
• កាតពេលវេលាបុគ្គលិក

• ប័ណ្ណដាក់ប្រាក់
• ការ​បញ្ជា​ទិញ

វិធីដោះស្រាយឯកសារប្រភព

ឯកសារប្រភពគួរត្រូវបានកត់ត្រានៅក្នុងរបាយការណ៍គណនេយ្យដែលសមស្របឱ្យបានឆាប់តាមដែលអាចធ្វើទៅបានបន្ទាប់ពីប្រតិបត្តិការ។ ក្រោយពេលថតចម្លងឯកសារប្រភពទាំងអស់គួរតែត្រូវបានដាក់នៅក្នុងប្រព័ន្ធមួយចំនួនដែលពួកគេអាចទាញយកបាននៅពេលនិងពេលដែលពួកគេត្រូវការ។

ក្នុងករណីខ្លះវាអាចសំខាន់ណាស់ដើម្បីផ្តល់ឱ្យនូវខ្សែសង្វាក់នៃការឃុំឃាំងដើម្បីអាចកំណត់ថាឯកសារប្រភពនៅតែស្ថិតក្នុងការគ្រប់គ្រងរបស់អ្នក។

ឯកសារប្រភពឯកសារនិងរូបថត

ក្នុងកាលៈទេសៈភាគច្រើនឯកសារថតចម្លងឯកសារដើមគឺអាចទទួលយកបានតាមផ្លូវច្បាប់។ ឧទាហរណ៍សេវាប្រាក់ចំណូលផ្ទៃក្នុងបានទទួលយកការថតចម្លងវិក័យប័ត្រចាប់តាំងពីឆ្នាំ 1997 ដរាបណាពួកគេមានភាពជាប់លាប់មានព័ត៌មានទាំងអស់ដែលមាននៅក្នុងឯកសារដើមនិងក្នុងកំឡុងពេលនៃដំណើរការស្កេនបង្ហាញព័ត៌មានដែលមានទ្រង់ទ្រាយដូចគ្នាទៅនឹង ដើម។

បង្កាន់ដៃសម្ភារៈដែលបញ្ជាក់វត្ថុដែលបានទិញនិងតម្លៃដែលត្រូវបានបង់ប៉ុន្តែត្រូវបានស្កេនដោយគ្មានឈ្មោះអ្នកផ្គត់ផ្គង់មិនមានលក្ខណៈគ្រប់គ្រាន់។ ឯកសារដែលបង្ហាញព័ត៌មានទាំងអស់នៅក្នុងវិក័យប័ត្រដើមប៉ុន្តែត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងទម្រង់ Word ឬ Excel ក៏នឹងមិនមានលក្ខណៈគ្រប់គ្រាន់ផងដែរ។

ស្តង់ដារនៃ IRS - ការបំពេញបន្ថែមដែលត្រឹមត្រូវនិងត្រឹមត្រូវនៃឯកសារដើម - គឺជាស្តង់ដារដូចគ្នាដែលត្រូវបានប្រើនៅក្នុងអាជីវកម្មជាច្រើននិងភ្នាក់ងាររបស់រដ្ឋាភិបាល។ ស្ថាប័នផ្សេងទៀតទោះជាយ៉ាងណាបន្ថែមទៅលើតម្រូវការទូទៅទាំងនេះ។

ជាឧទាហរណ៍សាកលវិទ្យាល័យវ៉ាស៊ីនតោនទទួលយកតែជំនួសឯកសារថតចម្លងឯកសារដើមដែលមានដង់ស៊ីតេអប្បបរមា 300 ចំណុចក្នុងមួយអិង (ឌីភី) និងបង្ហាញជាទម្រង់ PDF ឬ TIFF ។ វាមិនទទួលយកការថតរូប JPEG ទេ។

ប្រសិនបើអ្នកគ្រោងនឹងស្កេនគណនេយ្យឬឯកសារស្របច្បាប់ដើម្បីជួយសម្រួលដល់ការផ្ទុកសូមពិនិត្យមើលជាមួយស្ថាប័នពាក់ព័ន្ធដើម្បីប្រាកដថាពួកគេនឹងទទួលយកឯកសារក្នុងទម្រង់ដែលអ្នកគ្រោងនឹងប្រើ។