សម្រេចចិត្តប្រសិនបើអ្នកពិតជាត្រូវការកិច្ចប្រជុំ
ដំបូងត្រូវសម្រេចចិត្តថាតើការរៀបចំការប្រជុំគឺជាការចាំបាច់។
ជាញឹកញាប់យើងគិតពីកិច្ចប្រជុំជាផ្លូវការដែលជាវិធីល្អបំផុតក្នុងការចែករំលែកព័ត៌មានឬពិភាក្សាអំពីប្រធានបទមួយ។ ប៉ុន្តែប្រសិនបើព័ត៌មានរបស់អ្នកអាចត្រូវបានបញ្ជូនតាមរយៈអ៊ីម៉ែលឬការហៅសន្និសិទឬគ្រាន់តែការប្រមូលមនុស្សពីរបីនាក់នៅក្នុងការិយាល័យរបស់អ្នករយៈពេល 15 នាទីបន្ទាប់មករំលងកិច្ចប្រជុំផ្លូវការ។
សូមអញ្ជើញតែមនុស្សដែលពិតជាត្រូវនៅទីនោះ
ធ្លាប់ត្រូវបានគេអញ្ជើញឱ្យចូលរួមប្រជុំហើយឆ្ងល់ថាតើហេតុអ្វីបានជាអ្នកនៅទីនោះ? កុំខ្ជះខ្ជាយពេលវេលារបស់មនុស្សដោយអញ្ជើញពួកគេទៅកិច្ចប្រជុំដែលពួកគេមិនចាំបាច់ចូលរួម។ នោះមិនមែនជាការប្រជុំដ៏មានប្រសិទ្ធភាពនោះទេ។ តើនរណាម្នាក់ពីគណនេយ្យត្រូវការវត្តមាននៅឯកិច្ចប្រជុំដើម្បីឆ្លើយសំណួរថវិកា? បន្ទាប់មកអញ្ជើញបុគ្គលម្នាក់ពីគណនេយ្យដែលសមស្របសម្រាប់ភារកិច្ចនោះ។
ប្រសិនបើមិត្តរួមការងារឬអ្នកគ្រប់គ្រងត្រូវដឹងអំពីអ្វីដែលត្រូវបានពិភាក្សានៅក្នុងកិច្ចប្រជុំអ្នកមិនចាំបាច់អញ្ជើញពួកគេទៅកិច្ចប្រជុំពិតប្រាកដនោះទេ។ គ្រាន់តែរៀបចំសេចក្តីសង្ខេបប្រជុំហើយបញ្ជូនវាទៅពួកគេ។ ពួកគេនឹងពេញចិត្តចំពោះអ្នកសន្សំសំចៃពេលវេលាហើយអ្នកមានការធានាថា - ដោយសារតែអ្នកដាក់ពត៌មានជាលាយលក្ខណ៍អក្សរ - ដែលពួកគេបានទទួលព័ត៌មានពេញទំហឹងពីការពិភាក្សា។
ផ្ញើចេញការរំលឹកកិច្ចប្រជុំ
ជីវិតគឺមមាញឹកហើយប្រតិទិនឆាប់រហ័សត្រូវបានកក់ជាមួយនឹងសកម្មភាពដែលបានកំណត់ពេល។ ផ្ញើការរំលឹកការជួបជុំតាមដានពីរថ្ងៃមុនការប្រជុំរបស់អ្នក។ នេះនឹងបញ្ជាក់អ្នកដែលឆ្លើយតបថាពួកគេនឹងចូលរួមនិងអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកដឹងពីពេលមុនប្រសិនបើកាលវិភាគបានផ្លាស់ប្តូរហើយអ្នកចូលរួមសំខាន់មិនអាចបង្កើតពេលវេលាប្រជុំបានកំណត់ទេ។
មានរបៀបវារៈ
ដើម្បីរៀបចំកិច្ចប្រជុំប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាពអ្នកត្រូវមានគម្រោងអ្វីដែលនឹងត្រូវពិភាក្សា។ តើគោលដៅនៃកិច្ចប្រជុំនេះគឺជាអ្វី? តើអ្នកកំពុងស្វែងរកអ្វី? រៀបចំរបៀបវារៈកិច្ចប្រជុំមុនពេលនិងចែកចាយដល់អ្នកចូលរួម។ ចង្អុលបង្ហាញពេលវេលាចាប់ផ្ដើមនិងបញ្ចូលបញ្ជីប្រធានបទខ្លីៗដែលត្រូវដោះស្រាយ។ កុំធ្វើសន្និបាតរបស់អ្នកដោយរបៀបវារៈវែងល្មម។ ចង្អុលបង្ហាញដោយឈ្មោះនរណាម្នាក់ដែលនឹងទទួលខុសត្រូវក្នុងការរាយការណ៍នៅលើតំបន់ជាក់លាក់មួយ។
ត្រូវច្បាស់អំពីការរំពឹងទុក
នៅពេលអ្នកផ្ញើការជូនដំណឹងអំពីការប្រជុំជាលើកដំបូងត្រូវដឹងច្បាស់អំពីគោលបំណងនិងការរំពឹងទុករបស់អ្នក។ តើការប្រជុំនឹងពិភាក្សាអំពីការធ្វើបទបង្ហាញមួយហើយអ្នកចូលរួមគួរតែរៀបចំដើម្បីកត់ត្រាដែរឬទេ? ឬតើនេះជាវគ្គព្យុះគំនិតមួយដែលអ្នកចូលរួមរំពឹងថានឹងបង្ហាញគំនិតនិងយោបល់?
នៅក្នុងវប្បធម៌សាជីវកម្មមួយចំនួននិយោជិតត្រូវបានប្រមូលផ្តុំដើម្បីស្តាប់តែប៉ុណ្ណោះហើយបន្ទាប់មកត្រលប់ទៅកន្លែងធ្វើការវិញ។ នៅក្នុងក្រុមហ៊ុនផ្សេងទៀតបុគ្គលិកចូលរួមដោយសេរី។ នៅក្នុងកន្លែងធ្វើការរួមគ្នាថ្ងៃនេះអន្តរកម្មនិងចែករំលែកគំនិតមិនត្រឹមតែស្វាគមន៍នៅក្នុងកិច្ចប្រជុំទេ។ វាជាញឹកញាប់គោលបំណងនៃកិច្ចប្រជុំដោយខ្លួនឯង។
ចាប់ផ្ដើមនៅម៉ោង
ប្រសិនបើអ្នកជាមនុស្សម្នាក់ដែលតែងតែបង្ហាញខ្លួនសម្រាប់ការប្រជុំទាន់ពេលនោះអ្នកយល់ពីភាពតានតឹងពេលប្រជុំពិតប្រាកដមិនមានរយៈពេល 15 នាទីខណៈមនុស្សចូលទៅក្នុងបន្ទប់។
អ្វីដែលជៀសមិនរួចកើតឡើងគឺឆ្ពោះទៅមុខមនុស្សគ្រប់គ្នាដឹងថាកិច្ចប្រជុំទាំងនេះមិនចាប់ផ្តើមទាន់ពេលទេដូច្នេះ អ្នករាល់គ្នា ចាប់ផ្ដើមបង្ហាញខ្លួននៅចុង។ ទទួលបន្ទុកកិច្ចប្រជុំរបស់អ្នក។ ចាប់ផ្ដើមភ្លាមនៅម៉ោងចាប់ផ្តើម។ បិទទ្វារហើយចាប់ផ្តើម។ អ្នកដែលដើរតាមផ្លូវទាំងនោះនឹងទទួលបានសារភ្លាមៗថាពួកគេមកដល់យឺតហើយពួកគេគួរតែធ្វើកំហុសនោះម្តង។
ទុកវាឱ្យខ្លីនិងសាមញ្ញ
ការប្រជុំភាគច្រើនត្រូវបានកំណត់សម្រាប់រយៈពេលមួយម៉ោង - ក្នុងករណីជាច្រើន - 30 នាទីឬ 45 នាទីនឹងគ្រប់គ្រាន់។ នៅពេលដែលពេលវេលាច្រើនពេកត្រូវបានគេបែងចែកលទ្ធផលធម្មតាគឺថាពេលវេលានោះត្រូវបានខ្ជះខ្ជាយ។ មនុស្សដែលនៅស្ងៀមបន្ទាប់ពីកិច្ចប្រជុំបានបញ្ចប់ឬចំណាយពេលយូរលើធាតុរបៀបវារៈដែលបានផ្តល់ឱ្យ។ រក្សាកិច្ចប្រជុំឱ្យបានខ្លីនិងដល់ចំណុច។
នៅលើប្រធានបទ
របៀបវារៈតែមួយគត់នឹងមិនដំណើរការកិច្ចប្រជុំរបស់អ្នកឱ្យមានប្រសិទ្ធភាពទេ។ បិទកម្មវិធីរបៀបវារៈនិងបន្តការពិភាក្សាពីការវង្វេងផ្លូវ។
ដោះស្រាយរាល់សំណួរណាដែលមិនមានប្រធានបទដោយបញ្ជាក់ថាវាជាប្រធានបទមួយសម្រាប់កិច្ចប្រជុំផ្សេងទៀតវានឹងត្រូវបានដោះស្រាយដោយផ្ទាល់ឬបែប។ គ្មាននរណាម្នាក់ចូលចិត្តការប្រណាំងប្រជែងដែលគោលបំណងនៃកិច្ចប្រជុំនេះបានយកកៅអីខាងក្រោយទៅការសន្ទនាផ្សេងទៀត។
យកកិច្ចប្រជុំតូចៗនៅខាងក្រៅបន្ទប់សន្និសីទ
អង្គុយក្នុងបន្ទប់សន្និសីទដដែលដែលបានជួបជុំគ្នានៅជុំវិញតុដែលធ្លាប់ស្គាល់ដូចគ្នាគឺគ្រាន់តែថា - ស្គាល់។ ដើម្បីលើកទឹកចិត្តឱ្យនិយោជិកធ្វើអន្តរកម្មគិតគូរដោយភាពច្នៃប្រឌិតនិងមានការពិភាក្សាយ៉ាងរស់រវើកសូមពិចារណាយកកិច្ចប្រជុំក្រៅបន្ទប់សន្និសីទស្តង់ដារ។
សូមពិចារណាអំពីកិច្ចប្រជុំនៅតុខាងក្រៅប្រសិនបើទីកន្លែងនិងអាកាសធាតុអនុញ្ញាត។ សូមព្យាយាមប្រមូលផ្ដុំនៅកន្លែងទូទៅដែលមានសាឡុងនិងតុតូចជំនួសឱ្យតុសន្និសិទធំមួយនិងកៅអីបត់បែន។
កុំភ័យខ្លាចក្នុងការប្រកាន់យកវិធីផ្សេងទៀត
ប្រសិនបើវិធីសាស្រ្តក្នុងការប្រជុំមិនដំណើរការអ្នកមិនត្រូវភ័យខ្លាចក្នុងការប្តូរទិសដៅទេ។ ឧទាហរណ៍ប្រសិនបើសម័យដែលគិតគូរបង្កើតគំនិតមួយកំពុងផ្តល់នូវបន្ទប់ស្ងប់ស្ងាត់ជាមួយការសន្ទនាតិចតួចផ្លាស់ប្តូរទិសដៅ។ ត្រូវមានភាពបត់បែននិងយកចិត្តទុកដាក់ចំពោះរបៀបដែលកិច្ចប្រជុំទាំងមូលកំពុងរីកចម្រើន។
ប្រើបច្ចេកវិទ្យា
គ្រោងនឹងប្រើបច្ចេកវិទ្យាដើម្បីរក្សាអ្នកចូលរួម។ នៅក្នុងពិភពឌីជីថលសព្វថ្ងៃនេះមនុស្សភាគច្រើនត្រូវបានប្រើដើម្បីមើលក្រាហ្វិកឬវីដេអូដើម្បីគាំទ្រពាក្យដែលពួកគេឮ។ ប្តឹងឧទ្ធរណ៍ទៅផ្នត់គំនិតនោះហើយបញ្ចូលសម្លេងសោតទស្សន៍នៅពេលរៀបចំកិច្ចប្រជុំរបស់អ្នក។
កុំព្យូទ័រដែលបានព្យាករណ៍លើអេក្រង់ធំ ៗ និងបទបង្ហាញរបស់ក្រុមប្រឹក្សាភិបាលរបស់ Smart Board ដែលលើកទឹកចិត្តឱ្យមានអន្តរកម្មគឺជាការផ្លាស់ប្តូរស្វាគមន៍ពីបទបង្ហាញ PowerPoint រយៈពេលយូរ។
ផ្ញើសេចក្តីសង្ខេបនៃកិច្ចប្រជុំ
ក្នុងរយៈពេលមួយថ្ងៃបន្ទាប់ពីកិច្ចប្រជុំសូមផ្ញើសេចក្ដីសង្ខេបខ្លីអំពីអ្វីដែលត្រូវបានពិភាក្សា។ ផ្សព្វផ្សាយព័ត៌មាននេះតាមរយៈអ៊ីម៉ែលទៅកាន់អ្នកចូលរួមទាំងអស់ដែលមិនអាចចូលរួមក្នុងកិច្ចប្រជុំនិងអ្នកដែលត្រូវការព័ត៌មាន។ រួមបញ្ចូលផងដែរនូវធាតុសកម្មភាពណាមួយដោយបញ្ជាក់អ្នកដែលទទួលខុសត្រូវចំពោះធាតុនីមួយៗក៏ដូចជាកាលបរិច្ឆេទកំណត់។