លិខិតស្វាគមន៍ អតិថិជនថ្មី គឺជាផ្នែកដ៏មានតម្លៃនៃការទទួលបាន អតិថិជនថ្មី ជាពិសេសប្រសិនបើអាជីវកម្មរបស់អ្នកគឺជាក្រុមហ៊ុនមួយដែលផ្តោតលើទំនាក់ទំនងផ្ទាល់ខ្លួន។ ការចំណាយពេលសរសេរលិខិតស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មីៗមានអត្ថប្រយោជន៍មួយចំនួនដូចជា:
- បង្ហាញអតិថិជនរបស់អ្នកថាអ្នកឱ្យតម្លៃអាជីវកម្មរបស់ពួកគេ
- ជាផ្លូវការណែនាំក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នកទៅអតិថិជនថ្មី
- សូមថ្លែងអំណរគុណចំពោះអតិថិជនថ្មីៗដែលពួកគេបានធ្វើការសម្រេចចិត្តត្រឹមត្រូវក្នុងការជ្រើសរើសក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នក
- ផ្តល់ព័ត៌មានទំនាក់ទំនងសំខាន់
ការបង្រៀនតាមជំហាននេះនឹងនាំអ្នកតាមរយៈទម្រង់លិខិតស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មីនិងផ្នែកដែលវារួមបញ្ចូលដូច្នេះអ្នកអាចប្រើវាជាគំរូមួយនៅក្នុងមុខរបរផ្ទាល់ខ្លួនរបស់អ្នក។
01 - ក្បាលក្រុមហ៊ុន
លិខិតស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មីរបស់អ្នកគួរតែត្រូវបានបោះពុម្ពលើក្បាលក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នកឬយ៉ាងហោចណាស់រួមបញ្ចូលព័ត៌មានទំនាក់ទំនងរបស់អ្នក។
ការមានក្បាលសំបុត្រដែលមានជំនាញវិជ្ជាជីវៈជាមួយនឹងម៉ាកយីហោក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នកគឺជាមធ្យោបាយដ៏ល្អក្នុងការពង្រឹងម៉ាករបស់អ្នកតាមរយៈសំបុត្រស្វាគមន៍និងទំនាក់ទំនងអតិថិជនទាំងអស់របស់អ្នក។ ប៉ុន្តែប្រសិនបើអ្នកមិនមានសំបុត្រសម្រាប់លិខិតស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មីអ្នកគួរតែបញ្ចូល:
- ឈ្មោះក្រុមហ៊ុន
- ត្រឡប់អាសយដ្ឋាន
- លេខទូរស័ព្ទ
- អាស័យដ្ឋានអ៊ីម៉េល
អ្នកប្រហែលជាចង់បញ្ចូលលេខទូរសារគេហទំព័រក្រុមហ៊ុននិងវិធីសាស្រ្តទំនាក់ទំនងផ្សេងៗទៀតដែលអ្នកមាន។
02 - កាលបរិច្ឆេទនិងអាសយដ្ឋានរបស់អ្នកទទួល
ការចាប់ផ្តើមនៃលិខិតស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មីរបស់អ្នកគួររួមបញ្ចូលនូវកាលបរិច្ឆេទនៃលិខិតនិងអាស័យដ្ឋានផ្ញើររបស់អ្នកទទួលទាំងអស់ដែលតម្រឹមខាងឆ្វេង។
ប្រអប់អាសយដ្ឋានរបស់អ្នកទទួលគួរតែបញ្ចូល:
- ឈ្មោះពេញ (ជាមួយបុព្វបទ)
- ចំណងជើង
- ក្រុមហ៊ុន
- អាសយដ្ឋានអ៊ីម៉ែល
03 - ស្វាគមន៍
នៅក្នុងផ្នែកនេះនៃសំបុត្រស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មីរបស់អ្នកអ្នកនឹងស្វាគមន៍អ្នកទទួលតាមឈ្មោះរបស់អ្នកហើយបន្តដោយសញ្ញាបណ្តាញ។
មិនថាអ្នកសួរសុខទុក្ខអ្នកទទួលដែលមានឈ្មោះដំបូងរបស់ខ្លួនទេ (ឧទាហរណ៍ជែនី) រឺក៏ជាឈ្មោះជាបុព្វបទនិងនាមត្រកូល (អាស្រ័យហេតុនេះសូមគោរពអ្នកស្រី Doe) នឹងអាស្រ័យលើទំនាក់ទំនងរបស់អ្នកជាមួយអតិថិជន។
04 - សារស្វាគមន៍
ការចាប់ផ្តើមនៃលិខិតស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មីមួយបានមកបន្ទាប់ពីការស្វាគមន៍ហើយគួរតែរួមបញ្ចូលសារស្វាគមន៍ដល់អតិថិជន។
នេះគឺជាឧទាហរណ៍មួយនៃឃ្លាបើកនៅក្នុងលិខិតស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មី:
ក្នុងនាមបុគ្គលិកស្មគ្រ័ចិត្តទាំងមូលរបស់ក្រុមហ៊ុនស្មីតខ្ញុំសូមឆ្លៀតឱកាសនេះដើម្បីស្វាគមន៍អ្នកជាអតិថិជនថ្មី។ យើងមានក្តីរំភើបរីករាយដែលបានជួបអ្នកជាមួយយើង "។
05 - សេចក្តីផ្តើមរបស់ក្រុមហ៊ុន
តួនៃលិខិតស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មីរបស់អ្នកគួរតែរួមបញ្ចូលការណែនាំអំពីក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នកក៏ដូចជាការរំលឹកឡើងវិញនូវសមត្ថភាពរបស់អ្នក។
នេះគឺជាឧទាហរណ៍នៃការណែនាំរបស់ក្រុមហ៊ុនមួយ:
"នៅស្មីតខនសាល់ធីងយើងមានមោទនភាពក្នុងការផ្តល់ជូនអតិថិជននូវសេវាកម្មឆ្លើយតបមានសមត្ថភាពនិងភាពល្អឥតខ្ចោះ។ អតិថិជនរបស់យើងគឺជាផ្នែកមួយដ៏សំខាន់បំផុតនៃអាជីវកម្មរបស់យើងហើយយើងធ្វើការដោយនឿយហត់ដើម្បីធានានូវការពេញចិត្តពេញលេញរបស់អ្នកឥឡូវនេះនិងសម្រាប់ដរាបណាអ្នកជាអតិថិជន ។ "
នៅក្នុងផ្នែកនេះអ្នកក៏ចង់ណែនាំខ្លួនអ្នកផងដែរហើយទុកឱ្យអតិថិជនដឹងថាតើអ្នកនឹងដើរតួនាទីអ្វីក្នុងការទំនាក់ទំនងជាមួយក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នក។
នេះគឺជាឧទាហរណ៍នៃការណែនាំផ្ទាល់ខ្លួនមួយ:
"ខ្ញុំក៏សប្បាយចិត្តផងដែរដើម្បីប្រាប់អ្នកថាខ្ញុំនឹងក្លាយជាចំណុចសំខាន់នៃទំនាក់ទំនងរបស់អ្នកនៅឯក្រុមហ៊ុនហើយខ្ញុំសូមលើកទឹកចិត្តអ្នកឱ្យទាក់ទងខ្ញុំនៅពេលណាមួយជាមួយនឹងសំណួរយោបល់និងយោបល់របស់អ្នក" ។
06 - ព័ត៌មានទំនាក់ទំនង
ផ្នែកមួយនៃផ្នែកសំខាន់បំផុតនៃសំបុត្រស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មីគឺផ្នែកដែលរួមបញ្ចូលវិធីសាស្រ្តផ្សេងៗក្នុងការទាក់ទងអ្នកទាំងអស់គ្នានៅកន្លែងតែមួយ។ ផ្នែកនៃលិខិតស្វាគមន៍របស់អ្នកគួរតែបញ្ជាក់ពីរបៀបនិងពេលវេលាដែលអតិថិជនរបស់អ្នកអាចទាក់ទងអ្នកនៅពេលដែលគាត់មានសំណួរឬបញ្ហាផ្សេងទៀត។
07 - ការធានា
ផ្នែកចុងក្រោយនៃសំបុត្រស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មីរបស់អ្នកគួរតែអរគុណអតិថិជនម្តងទៀតចំពោះមុខជំនួញរបស់ពួកគេបន្ទាប់មកបញ្ជាក់ថាអ្នករីករាយក្នុងការស្វាគមន៍ពួកវាជាអតិថិជនហើយត្រៀមខ្លួនរួចរាល់ដើម្បីធ្វើអ្វីដែលវាត្រូវការដើម្បីប្រាកដថាពួកគេពេញចិត្ត។
គំនិតនេះគឺដើម្បីបិទលិខិតនេះនៅលើចំណាំវិជ្ជមាននិងទុកឱ្យអតិថិជនថ្មីរបស់អ្នកមានអារម្មណ៍ស្វាគមន៍ការកោតសរសើរនិងសំខាន់។
នេះគឺជាឧទាហរណ៍នៃប្រយោគចុងក្រោយនៃលិខិតស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មីរបស់អ្នក:
"Jane សូមអរគុណម្តងទៀតចំពោះការផ្តល់ទំនុកចិត្តដល់អ្នកជំនាញស្មីតជាមួយនឹងតម្រូវការអាជីវកម្មដ៏សំខាន់បំផុតរបស់អ្នក។ យើងមានកិត្តិយសខ្លាំងណាស់ក្នុងការបម្រើអ្នក" ។
08- បិទ
ការបិទសំបុត្រស្វាគមន៍អតិថិជនថ្មីរបស់អ្នករួមបញ្ចូលទាំងការវែកញែក (ស្មោះត្រង់, ទាក់ទង, គោរពបំផុត, ពិតប្រាកដរបស់អ្នកជាដើម), ហត្ថលេខាដែលបានសរសេររបស់អ្នកនិងឈ្មោះនិងចំណងជើងរបស់អ្នក។
វាជាការសំខាន់ណាស់ដែលតែងតែបញ្ចូលហត្ថលេខាពិតប្រាកដរបស់អ្នកហើយមិនមែនជាហត្ថលេខាដែលបង្កើតដោយកុំព្យូទ័រដើម្បីកំណត់អត្តសញ្ញាណសំបុត្រនោះទេ។ ហត្ថលេខារបស់អ្នកគួរតែដាក់នៅចន្លោះការរាប់រកនិងឈ្មោះរបស់អ្នកដូច្នេះអ្នកនឹងចង់ទុកកន្លែងទំនេរបន្ថែមនៅទីនោះ។