របៀបបង្កើតប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារសម្រាប់អាជីវកម្មខ្នាតតូច
ចំពោះអាជីវកម្មជាច្រើនការយកចិត្តទុកដាក់នៃការគ្រប់គ្រងឯកសារគឺផ្តោតលើការរៀបចំនិងការរក្សាទុកឯកសារ។ ពួកគេចង់រក្សាទុកឯកសារតាមរបៀបរៀបចំនិងមានសុវត្ថិភាពដែលនៅតែអាចរកបានឯកសារយ៉ាងងាយស្រួល។
អត្ថបទនេះនឹងបង្ហាញអ្នកពីរបៀបបង្កើតប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារដែលធ្វើយ៉ាងពិតប្រាកដ។
ប្រសិនបើអ្នកវាយ "ការគ្រប់គ្រងឯកសារ" នៅក្នុងម៉ាស៊ីនស្វែងរកណាមួយអ្នកនឹងទទួលបានបញ្ជីដំណោះស្រាយវែងឆ្ងាយអំពីដំណោះស្រាយឯកសារជាច្រើនដែលបង្ហាញពីកម្មវិធីឬកម្មវិធីដែលផ្សាយពីគុណសម្បត្តិនៃ ការិយាល័យក្រដាស ។
កម្មវិធីគ្រប់គ្រងឯកសារឬកម្មវិធីទោះជាយ៉ាងណាត្រូវបានរចនាឡើងដើម្បីកែលម្អ ការគ្រប់គ្រង អាជីវកម្មរបស់អ្នក លើឯកសារអេឡិចត្រូនិក ។ បញ្ហាគឺថាអាជីវកម្មខ្នាតតូចជាច្រើនត្រូវតែដោះស្រាយជាមួយល្បាយទិន្នន័យចាស់នៅលើក្រដាសនិងឯកសារអេឡិចត្រូនិក - ហើយក្នុងករណីខ្លះសមាមាត្រនៃទិន្នន័យក្រដាសមានទំហំធំ។
ដំណោះស្រាយមួយចំពោះបញ្ហានៃការមានបរិយាកាសទិន្នន័យលាយគ្នាគឺត្រូវប្រើប្រព័ន្ធថតចម្លងឯកសារដើម្បីបម្លែងរាល់ឯកសារអាជីវកម្មរបស់អ្នកទៅជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិក។ ប៉ុន្តែនេះគឺថ្លៃពេកនិងចំណាយពេលច្រើនសម្រាប់អាជីវកម្មខ្នាតតូច។
ដំណឹងល្អគឺថាអ្នកអាចដាក់មូលដ្ឋានគ្រឹះនៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារដោយគ្មានការទិញកម្មវិធីពិសេសណាមួយឬតាមរយៈរូបភាពឯកសារលក់ដុំ។
ប្រព័ន្ធនេះមិនចាំបាច់ស្មុគស្មាញទេ។ អ្នកត្រូវចំណាយពេលខ្លះក្នុងការធ្វើផែនការនិងអនុវត្តវា។
របៀបបង្កើតប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ
ការបង្កើតប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារពាក់ព័ន្ធនឹងជំហានបី។
- ការបង្កើតផែនការគ្រប់គ្រងឯកសារ,
- អនុវត្តផែនការគ្រប់គ្រងឯកសារ,
- និងតាមរយៈការ។
ជំហានទី 1 ការបង្កើតផែនការទាក់ទងនឹងការឆ្លើយសំណួរទាំងបួននេះ:
តើច្បាប់សម្រាប់បង្កើតឯកសារមានអ្វីខ្លះ?
វិក័យប័ត្រ លិខិតរំឭកបង់ប្រាក់ប័ណ្ណផ្សាយពាណិជ្ជកម្មអ៊ីម៉ែល តារាងតុល្យភាព សៀវភៅបញ្ជីរបាយការណ៍ទាំងអស់ - អាជីវកម្មទាំងអស់បង្កើតឯកសារខុសៗគ្នាក្នុងការធ្វើនិងតាមដានអាជីវកម្ម។ ហើយដើម្បីរក្សាអ្វីដែលបានរៀបចំអាជីវកម្មទាំងអស់ត្រូវតែបង្កើតច្បាប់សម្រាប់បង្កើតឯកសារ។
ឧទាហរណ៍តើមានគំរូផ្ទះសម្រាប់ឯកសារជំនួញស្តង់ដារមួយចំនួនរបស់អ្នកដូចជា អក្សរ និងវិក័យប័ត្រនិងកន្លែងដែលពួកគេស្ថិតនៅ?
តើមានមគ្គុទេសក៍រចនាប័ទ្មក្នុងផ្ទះដែលត្រូវការធ្វើតាមដែរឬទេ?
តើឯកសារថ្មីគួរតែត្រូវបានចុះបញ្ជីឬចុះកាលបរិច្ឆេទឬទេ?
តើមាននីតិវិធីអ្វីខ្លះដែលគួរអនុវត្តតាមដើម្បីចែករំលែកឬពិនិត្យឯកសារ?
ចំពោះអាជីវកម្មខ្នាតតូចមួយចំណុចតែមួយគត់អំពីការបង្កើតឯកសារដែលមានសារៈសំខាន់នឹងជាកន្លែងគំរូគំរូឯកសារអាជីវកម្មផ្សេងៗនិងរបៀបប្រើវា។ ប៉ុន្តែប្រសិនបើការបង្កើតឯកសារនៅក្នុងអាជីវកម្មរបស់អ្នកពាក់ព័ន្ធនឹងមនុស្សផ្សេងគ្នាធ្វើការសហការពិនិត្យឡើងវិញឬធ្វើបច្ចុប្បន្នភាពឯកសារអ្នកនឹងត្រូវចំណាយពេលមួយចំនួនដើម្បីសម្រេចថាតើរឿងទាំងនេះគួរតែត្រូវបានធ្វើដើម្បីធានាប្រសិទ្ធភាពនិងភាពស៊ីសង្វាក់។
តើយើងត្រូវរក្សាទុកឯកសារយ៉ាងដូចម្តេច?
មានពីរទិដ្ឋភាពចំពោះសំណួរនេះ។
ទីមួយពាក់ព័ន្ធនឹងទិដ្ឋភាពនៃការផ្ទុក។ ទោះបីជាអាជីវកម្មខ្នាតតូចរបស់អ្នកកំពុងរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងទូដាក់ឯកសារក៏ដោយក៏មានការចំណាយទាក់ទងនឹងការផ្ទុកដែរ។ មិនត្រឹមតែចំណាយលើទូរដាក់ឯកសារខ្លួនឯងនោះទេប៉ុន្តែចំណាយពេលវេលានៅពេលដែលអ្នកនិង / ឬនិយោជិតរបស់អ្នកដាក់ឯកសារឬទៅយកពួកគេ។ តាមការពិតការចំណាយធំបំផុតដែលទាក់ទងនឹងការស្តុកទុកសម្រាប់អាជីវកម្មខ្នាតតូចភាគច្រើនគឺប្រហែលជាការចំណាយពេលវេលាដែលខ្ជះខ្ជាយនៅពេលដែលមនុស្សកំពុងស្វែងរកឯកសារ។
ទិដ្ឋភាពទីពីរនៃការរក្សាទុកឯកសារគឺជាអង្គការ។ តើឯកសារនឹងត្រូវបានដាក់ពាក្យដោយរបៀបណា? គន្លឹះក្នុងការចងក្រងឯកសារគឺត្រូវធ្វើតាមការអនុវត្តការគ្រប់គ្រងឯកសារល្អ។
អ្នកក៏ត្រូវដឹងពីរបៀបដែលអ្នកនឹងទុកឯកសារក្នុងប័ណ្ណសារ។ តើអ្នកនឹងដោះស្រាយបញ្ហាឯកសារដែលហួសសម័យឬគ្រាន់តែត្រៀមខ្លួនរួចរាល់ដើម្បីផ្លាស់ទីទៅកម្មវិធីដុតខាងក្រោយនៅក្នុងប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសាររបស់អ្នក?
នៅជិតដល់ដើមឆ្នាំរាល់ឆ្នាំខ្ញុំបានឆ្លងកាត់ឯកសារទាក់ទងនឹងការងារជាច្រើននៅលើកុំព្យូទ័រខ្ញុំដកចេញនូវអ្វីដែលលែងមានបច្ចុប្បន្ននិងបង្កើតថតថ្មីដែលមានស្លាកយីហារក្នុងឆ្នាំនិង / ឬប្រធានបទការផ្លាស់ប្តូរឯកសារតាមតម្រូវការ។
ដូចគ្នានេះដែរអាចត្រូវបានធ្វើដោយឯកសារក្រដាស។ វាមិនពិបាកដកចេញឯកសារចាស់ពីថតឯកសារនិងស្លាកហើយបង្កើតថ្មីមួយដែលមាន "ចាស់" នៅក្នុងចំណងជើង។ កម្មវិធីមួយចំនួនផ្តល់ជម្រើសបណ្ណសារដោយស្វ័យប្រវត្តិ។ ឧទាហរណ៍ Microsoft Outlook អនុញ្ញាតឱ្យអ្នកទុកអ៊ីម៉ែលចាស់។
តើធ្វើដូចម្តេចដើម្បីយកឯកសារត្រូវបានធ្វើឱ្យងាយស្រួល?
សំណួរនេះគឺជាបេះដូងនៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសាររបស់អ្នក។ នៅក្នុងការស្ទង់មតិមួយធ្វើឡើងដោយ Leger Marketing សម្រាប់ក្រុមហ៊ុន Xerox ប្រទេសកាណាដាម្ចាស់និងអ្នកគ្រប់គ្រងក្រុមហ៊ុន SMB របស់កាណាដាបាននិយាយជាមធ្យមថាវាមានតម្លៃ $ 2,152 ក្នុងមួយឆ្នាំដើម្បីគ្រប់គ្រងនិងរក្សាទុកឯកសារនិងប្រហែលមួយម៉ោងក្នុងមួយថ្ងៃដើម្បីស្វែងរកឯកសារទាំងនេះ។
ជាថ្មីម្តងទៀតការអនុវត្តឯកសារល្អអាចទៅជាវិធីដ៏វែងឆ្ងាយឆ្ពោះទៅរកការដោះស្រាយបញ្ហា។ ការរុករកអត្ថបទគ្រប់គ្រងទិន្នន័យនៅលើគេហទំព័រនេះនឹងធ្វើឱ្យអ្នកចាប់ផ្តើម។ ប្រសិនបើអ្នកធ្វើកិច្ចការដូចជាការអនុវត្តតាម អនុសញ្ញា ការដាក់ឈ្មោះតឹងរ៉ឹងជាឧទាហរណ៍ឯកសារនឹងកាន់តែងាយស្រួលក្នុងការរក។
ហើយថាតើអ្នកជា ម្ចាស់តែមួយគត់ ដែលធ្វើការ ម្ចាស់ ទោលឬម្ចាស់អាជីវកម្មជាមួយ បុគ្គលិក ខ្ញុំសូមណែនាំឱ្យ បង្កើតបញ្ជីទីតាំងឯកសារ ដែលនឹងរំលឹកដល់អ្នកប្រើថាតើប្រភេទឯកសារជាក់លាក់ណាមួយទៅកន្លែងណាហើយត្រូវរកឯកសារជាក់លាក់។ ប្រសិនបើអាជីវកម្មរបស់អ្នកដូចជាភាគច្រើនចូរចងចាំថាតើឯកសារនេះមាននៅលើប្រព័ន្ធកុំព្យួទ័ររបស់អ្នកនៅលើម៉ាស៊ីនមេនៅក្នុង ពពក ឬប្រសិនបើមានទម្រង់ក្រដាសដាក់ក្នុងទីតាំងជាក់ស្តែងដូចជាគណៈរដ្ឋមន្ត្រី។ ឧទាហរណ៍ឧបមាថាអ្នកប្រើរូបភាពវីដេអូឬរូបថតក្រដាសសូម្បីតែនៅក្នុងអាជីវកម្មរបស់ខ្ញុំ។ ធាតុនៅក្នុងបញ្ជីទីតាំងឯកសាររបស់អ្នកអាចជា:
រូបភាពឌីជីថល / វីដេអូឌីជីថល: កុំព្យូទ័រ (ឬម៉ាស៊ីនមេ) - ដ្រាយអេ: / រូបថត - ឯកសារនៅក្នុងថតប្រធានបទសមរម្យ
រូបថតក្រដាស: គណៈរដ្ឋមន្ត្រីចងក្រង 3 - រូបថត - អាល់ហ្វាតាមប្រធានបទ
បណ្តាញដែលបានចែករំលែកឬពពកគួរតែត្រូវបានដាក់ស្លាកទៅតាមខ្លឹមសារដូចដែលគួរដាក់ថតសម្ភារះ។
តើយើងអាចធ្វើឱ្យឯកសាររបស់យើងមានសុវត្ថិភាពយ៉ាងដូចម្តេច?
ខ្សែបន្ទាត់ការពារដំបូងសម្រាប់សន្តិសុខឯកសារគឺជាការធានារ៉ាប់រងលើ បរិវេណអាជីវកម្ម ដោយខ្លួនឯង។ អាជីវកម្មទាំងអស់ត្រូវតែមានប្រព័ន្ធសុវត្ថិភាពដូចជាប្រព័ន្ធរោទិ៍សម្លេងដែលបានតំឡើង - សូម្បីតែ អាជីវកម្មនៅតាមផ្ទះ ក៏ដោយ។
អាជីវកម្មក៏ប្រហែលជាត្រូវការឬចង់វិនិយោគលើឧបករណ៍សន្ដិសុខផ្សេងទៀតដូចជារបារចំហៀងកាមេរ៉ាសុវត្ថិភាពនិង / ឬសេវាកម្មល្បាត។ អ្នកអាចចំណាយពេលទាំងអស់ដែលអ្នកចង់បង្កើតពាក្យសម្ងាត់និងការអ៊ិនគ្រីបឯកសារដើម្បីការពារឯកសារអេឡិចត្រូនិចរបស់អ្នកប៉ុន្តែវាមិនមានបញ្ហាច្រើនទេប្រសិនបើនរណាម្នាក់គ្រាន់តែដើរចូលនិងលួចកុំព្យូទ័ររបស់អ្នកនិងដ្រាយវ៍រឹងរបស់អ្នក។
ទូដាក់ឯកសារទាំងអស់គួរតែចាក់សោរហើយចាក់សោរបន្ទាប់ពីម៉ោងធ្វើការ (ហើយចាក់សោរនៅពេលថ្ងៃត្រង់ប្រសិនបើគ្មាននរណាម្នាក់អាចទុកចិត្តបានទេ) ។
នីតិវិធីសុវត្ថិភាពទូទៅសម្រាប់ឯកសារអេឡិកត្រូនិកទាក់ទងនឹងការបម្រុងទុកឯកសារជាទៀងទាត់និងរក្សាទុកឯកសារបម្រុងទុកនៅកន្លែងផ្សេងទៀតក្រៅពីដ្រាយវ៍រឹងដែលឯកសារដើមមានទីតាំង។ Off-site គឺល្អបំផុតដើម្បីការពារមិនឱ្យ ទិន្នន័យជំនួញ របស់អ្នកត្រូវបានបំផ្លាញដោយ គ្រោះមហន្តរាយធម្មជាតិ ។ ហេតុផលមួយទៀតហេតុអ្វីពពកគឺជា អាជីវកម្មដ៏ល្អ ។
អាជីវកម្មខ្នាតតូចដែលមានសហសេវិកឬនិយោជិតដែលចែករំលែកបណ្តាញកុំព្យួទ័រដូចគ្នាអាចចង់ដាក់កម្រិតលើការប្រើប្រាស់របស់អ្នកប្រើមួយចំនួនដូច្នេះពួកគេអាចប្រើឬមើលធនធានមួយចំនួនរបស់បណ្តាញ។ ឧទាហរណ៍អ្នកអាចមានថតចែករំលែកបណ្តាញឬពពកដែលមានឈ្មោះថា "គណនេយ្យ" ដែលមានសិទ្ធិចូលដំណើរការត្រឹមតែការគ្រប់គ្រងទោះបីជាអ្នកប្រើត្រូវបានអនុញ្ញាតឱ្យចូលប្រើធនធានដូចជាកម្មវិធីជាដើមឯកសារជាក់លាក់អាចត្រូវបានការពារដោយពាក្យសម្ងាត់។ មាតិកានៃឯកសារក៏អាចត្រូវបានអ៊ិនគ្រីបបានធ្វើឱ្យពួកវាអាចចូលដំណើរការបានតែចំពោះអ្នកដែលមានកូនសោអ៊ិនគ្រីបដែលទាមទារ។
ការលួចបុគ្គលិកគឺជាការគំរាមកំហែងមួយផ្សេងទៀតចំពោះសុវត្ថិភាពទិន្នន័យ។ អាជីវកម្មខ្នាតតូចជាមួយនិយោជិតគួរតែធ្វើការត្រួតពិនិត្យការពិតនិងពិនិត្យឡើងវិញលើបុគ្គលិកអំពីគោលនយោបាយ។
អនុវត្តប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសាររបស់អ្នក
នៅពេលអ្នកបង្កើតគម្រោងគ្រប់គ្រងឯកសាររបស់អ្នកដោយឆ្លើយសំណួរខាងលើអ្នកត្រៀមខ្លួនរួចរាល់ដើម្បីអនុវត្តវាដោយធ្វើឱ្យប្រាកដថាបុគ្គលិកទាំងអស់របស់អ្នកបានដឹងពីព័ត៌មានលម្អិតនៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអាជីវកម្មរបស់អ្នកហើយកំពុងធ្វើតាមនីតិវិធីត្រឹមត្រូវនៅពេលបង្កើត, រក្សាទុកនិងទាញយកឯកសារ។
អ្នកក៏ត្រូវប្រាកដថាគ្រប់គ្នាដែលចូលប្រើនិងប្រើប្រាស់ឯកសារនៅក្នុងអង្គការរបស់អ្នកតាមលំដាប់លំដោយដោយធ្វើការងារដូចជាការដាក់ឈ្មោះនិងរក្សាទុកឯកសារឱ្យបានត្រឹមត្រូវ។ ពិនិត្យចំណុចលើមូលដ្ឋានធម្មតាដើម្បីសាកល្បងថាតើឯកសារពិសេសអាចរកឃើញយ៉ាងងាយស្រួលហើយការពារពីការមិនពេញចិត្ត។
អ្នកអាចបង្កើតប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារមួយក្នុងមួយថ្ងៃប៉ុន្តែអនុវត្តវាជាប់លាប់តាមពេលវេលានឹងក្លាយជាគន្លឹះនៃភាពជោគជ័យរបស់វា។ រង្វាន់នេះមានទំហំធំធេង - អាចស្វែងរកអ្វីដែលអ្នកចង់រកនៅពេលដែលអ្នកចង់បាននិងមានសន្ដិភាព។