គន្លឹះគ្រប់គ្រងឯកសារសម្រាប់ឯកសារឌីជីថល
បន្ថែមពីលើការ រក្សាទុកឯកសារនៅ លើកុំព្យូទ័រលើតុកុំព្យូទ័រយួរដៃឬឧបករណ៍ចល័តអាជីវកម្មកាន់តែច្រើនកំពុងប្រើប្រាស់ ពពក សម្រាប់កម្មវិធីអាជីវកម្មមូលដ្ឋាននិងឯកសារផ្ទុក។ (សូមមើល ហេតុអ្វី Cloud Computing គឺសមស្របសម្រាប់អាជីវកម្មខ្នាតតូច និង គុណវិបត្តិចំនួន 5 នៃ Cloud Computing ។ )
ភាពស្មុគស្មាញបន្ថែមទៀតចំពោះបញ្ហាការផ្ទុកគឺតម្រូវការសម្រាប់អាជីវកម្មជាច្រើនដើម្បីចែករំលែកឯកសាររវាង និយោជិក ។
នៅក្នុងការិយាល័យនេះត្រូវបានសម្រេចជាធម្មតាដោយប្រើម៉ាស៊ីនបម្រើឯកសារឬបណ្តាញឧបករណ៍ផ្ទុកភ្ជាប់ (NAS) ។ ប្រសិនបើចាំបាច់ត្រូវមានការចូលប្រើឧបករណ៍ចល័តឯកសារអាចទុកនៅលើពពកនិងចែករំលែកដោយផ្តល់សិទ្ធចូលដំណើរការ។ លទ្ធផលនៃការទាំងអស់នេះអាចជាការគ្រប់គ្រងឯកសារការគ្រប់គ្រងសុបិន្តអាក្រក់ជាមួយឯកសារមួយចំនួនរបស់អ្នកដទៃដែលផ្ទុកនៅក្នុងពពកនិងឯកសារមួយចំនួនក្នុងតំបន់និងឯកសារឯកត្តបុគ្គលដែលត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងកន្លែងតែមួយឬកន្លែងផ្សេងទៀត។
អង្គការគឺជាគន្លឹះក្នុងការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិច
នៅកន្លែងណាដែលឯកសារត្រូវបានរក្សាទុកវាមានសារៈសំខាន់ណាស់ដើម្បីរក្សាឱ្យពួកគេមានការរៀបចំនិងទាន់សម័យ។ គោលដៅ នៃការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិចគឺដើម្បីធានាថាអ្នកអាចស្វែងរកអ្វីដែលអ្នកកំពុងស្វែងរកសូម្បីតែអ្នកកំពុងស្វែងរកវាប៉ុន្មានឆ្នាំបន្ទាប់ពីការបង្កើត។
អ្នកជំនួញភាគច្រើនមានពេលមួយឬមួយផ្សេងទៀតបានស្ថិតក្នុងស្ថានភាពខ្មាសអៀនដែលមានការហៅ របស់អតិថិជន ហើយមិនអាចរកទីតាំង វិក័យប័ត្រ ដែលពាក់ព័ន្ធឬឯកសារអតិថិជនដ៏សំខាន់ផ្សេងទៀតបានយ៉ាងឆាប់រហ័ស។
ការរំខានស្មើភាពគ្នាកំពុងរារាំងនៅ ចុងឆ្នាំ ដើម្បីព្យាយាមស្វែងរកឯកសារទាក់ទងនឹងគណនេយ្យរបស់ក្រុមហ៊ុនឬ គណនេយ្យករ កាន់តែអាក្រក់។
ការរៀបចំឯកសារឌីជីថលឱ្យបានត្រឹមត្រូវគឺមានសារៈសំខាន់ជាទូទៅក្នុងបរិយាកាសរួមគ្នាប្រសិនបើបុគ្គលិកម្នាក់ក្នុងចំណោមបុគ្គលិករបស់អ្នកអវត្តមាន (ជាបណ្តោះអាសន្នឬជាអចិន្ត្រៃយ៍) អ្នកគួរតែអាចរកឯកសារដែលបង្កើតឡើងដោយអ្នកនោះបានយ៉ាងងាយស្រួល។
(ចូរកត់សម្គាល់ថាការបាត់បង់ទិន្នន័យដែលមានសក្តានុពលជាមួយនឹងភាពមិនសប្បាយចិត្តនិងការចាកចេញពី បុគ្គលិក គឺជាហេតុផលមួយបន្ថែមទៀតដើម្បីការពារទិន្នន័យអាជីវកម្មរបស់អ្នក។ សូមមើល វិធាន 6 នៃការការពារទិន្នន័យអាជីវកម្ម ) ។
គន្លឹះគ្រប់គ្រងឯកសារទាំងនេះនឹងជួយអ្នកឱ្យឯកសាររបស់អ្នកអាចចូលបាន:
1. ប្រើថតដំឡើងលំនាំដើមសម្រាប់ឯកសារកម្មវិធី។
ប្រើទីតាំងឯកសារលំនាំដើមនៅពេលដំឡើងកម្មវិធី។ នៅក្រោមវីនដូដោយកម្មវិធីឯកសារកម្មវិធីសន្និបាតរស់នៅក្រោម (ថតថាស:) -> ថតឯកសារកម្មវិធី។ ការដំឡើងកម្មវិធីនៅកន្លែងណាផ្សេងគឺមានការយល់ច្រឡំនិងមិនចាំបាច់។
2. កន្លែងតែមួយសម្រាប់ឯកសារទាំងអស់។
ដាក់ឯកសារទាំងអស់នៅក្រោមថត "root" តែមួយ។ សម្រាប់អ្នកប្រើតែមួយនៅក្នុងបរិស្ថានវីនដូទីតាំងលំនាំដើមគឺថតឯកសារ My Documents ។
នៅក្នុងបរិស្ថានចែករំលែកឯកសារព្យាយាមធ្វើដូចគ្នា។ បង្កើតថត root តែមួយ (ហៅថា "ឯកសារដែលបានចែករំលែក" ឧទាហរណ៍) ហើយទុកឯកសារទាំងអស់នៅក្នុងថតរងនៅក្នុងថត root ។ ការមានទីតាំងតែមួយសម្រាប់ឯកសារអេឡិកត្រូនិទាំងអស់ធ្វើឱ្យមានភាពងាយស្រួលក្នុងការស្វែងរកវត្ថុនិងដំណើរការព័ត៌មានបម្រុងទុកនិងប័ណ្ណសារ។
បង្កើតថតនៅក្នុងឋានានុក្រមឡូជីខល។
ទាំងនេះគឺជាថតនៃគណៈរដ្ឋមន្ត្រីដាក់ឯកសារកុំព្យូទ័ររបស់អ្នកដូច្នេះដើម្បីនិយាយ។ ប្រើភាសាសាមញ្ញដើម្បីដាក់ឈ្មោះថតរបស់អ្នក អ្នកមិនចង់សម្លឹងមើលបញ្ជីថតនេះនាពេលអនាគតនិងឆ្ងល់ថាតើ "TFK" ឬអ្វីដែលគួរឱ្យចាប់អារម្មណ៍ផ្សេងទៀតដែលអ្នកបានបង្កើតមានន័យថា។
4. ថតសំបុកនៅក្នុងថត។
បង្កើតថតផ្សេងទៀតនៅក្នុងថតឯកសារទាំងនេះនៅពេលដែលចាំបាច់។ ឧទាហរណ៍ថតមួយដែលមានឈ្មោះថា " វិក័យប័ត្រ " អាចមានថតដែលមានឈ្មោះ "2018", "2017" និង "2016" ។ ថតមួយដែលមានឈ្មោះសំរាប់ អតិថិជន អាចរាប់បញ្ចូលនូវថត "ទិន្នន័យអតិថិជន" និង "ការឆ្លើយឆ្លងគ្នា" ។ គោលដៅគឺដើម្បីឱ្យមានឯកសារទាំងអស់នៅក្នុងថតមួយជាជាងការដែលមានឯកសារក្មេងកំព្រាដែលបានចុះបញ្ជី។
ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយកុំបង្កើតរចនាសម្ព័ន្ធថតស្មុគ្រស្មាញយ៉ាងជ្រាលជ្រៅ។ នៅកន្លែងណាដែលអាចធ្វើបានប្រើឈ្មោះឯកសារពិពណ៌នាជំនួសវិញ។
5. អនុវត្តតាមអនុសញ្ញាការដាក់ឈ្មោះឯកសារ។
ប្រព័ន្ធប្រតិបត្តិការមួយចំនួន (ដូចជាយូនីក) មិនអនុញ្ញាតចន្លោះនៅក្នុងឯកសារឬឈ្មោះថតទេដូច្នេះចៀសវាងការនេះបើបរិស្ថានកុំព្យូទ័ររបស់អ្នកត្រូវបានលាយបញ្ចូលគ្នា។ ជំនួសឱ្យការប្រើសញ្ញាគូសក្រោមជាសញ្ញាកំណត់ព្រំដែន (ឧ។ Doe_John_Proposal.doc ។ ) តួអក្សរផ្សេងទៀតដូចជា /? <> \: * | "^ ក៏ត្រូវបានហាមឃាត់ផងដែរក្នុងឈ្មោះឯកសារឬថតនៅក្រោមវីនដូ។
ប្រើឈ្មោះឯកសារពិពណ៌នាសម្រាប់ងាយស្រួលសម្គាល់និងការទាញយកប៉ុន្តែកុំធ្វើឱ្យហួសសម័យ - ឈ្មោះឯកសារ / ផ្លូវមានដែនកំណត់ដែលខុសគ្នារវាងប្រព័ន្ធប្រតិបត្តិការ។ នៅក្នុងវីនដូប្រវែងផ្លូវអតិបរមាអតិបរមាសម្រាប់ឯកសារ (ឧទាហរណ៍សំបុត្រដ្រាយ + ឈ្មោះថត + ឈ្មោះឯកសារ) គឺ 260 តួអក្សរ។ ប្រើអក្សរកាត់ទូទៅគ្រប់ទីកន្លែងដែលអាចធ្វើបានដូចជាខែមករាសម្រាប់ខែមករាឬសាជីវកម្មសម្រាប់សាជីវកម្ម។
ត្រូវច្បាស់។
ផ្តល់ឯកសារអេឡិចត្រូនិកឡូជីខលឈ្មោះជាក់លាក់និងរួមបញ្ចូលកាលបរិច្ឆេទក្នុងឈ្មោះឯកសារប្រសិនបើអាច។ គោលដៅនៅពេលដាក់ឈ្មោះឯកសារគឺដើម្បីអាចប្រាប់ពីអ្វីដែលឯកសារនេះគឺអំពីការដោយមិនចាំបាច់បើកវាហើយមើល។ ដូច្នេះប្រសិនបើឯកសារគឺជាលិខិតមួយផ្ញើទៅកាន់អតិថិជនដែលរំលឹកគាត់ថាការទូទាត់ហួសកាលកំណត់ហៅវាថា "overdue_20180115"; ជាជាងអ្វីមួយដូចជា "អក្សរ" ។ តើអ្នកនឹងដឹងថាអ្នកណាជាអ្នកសរសេរសំបុត្រដោយមិនចាំបាច់បើកវា?
ប្រសិនបើអ្នកកំពុងចែករំលែកឯកសារតាមរយៈ អ៊ីម៉ែល ឬឧបករណ៍ចល័តអ្នកប្រហែលជាចង់ឱ្យឈ្មោះឯកសារបញ្ចូលព័ត៌មានជាក់លាក់បន្ថែមទៀតពីព្រោះព័ត៌មានថតនឹងមិនត្រូវបានរួមបញ្ចូលជាមួយឯកសារចែករំលែកទេ។ ឧទាហរណ៍ប្រសិនបើឯកសាររបស់អ្នកស្ថិតនៅក្នុងឯកសាររបស់ខ្ញុំវិក្កយបត្រ 2017 អតិថិជន Doe_John_20180416.doc ហើយឯកសារត្រូវបានចែករំលែកឬអ៊ីម៉ែលអ្នកទទួលទាំងអស់នឹងឃើញគឺ Doe_John_20170416.doc ហើយប្រហែលជាមិនអាចប្រាប់បានថាឯកសារជាអតិថិជនទេ។ វិក័យប័ត្រដោយមិនចាំបាច់បើកវា។
ដាក់ឯកសារនៅពេលអ្នកទៅ។
ពេលវេលាដ៏ល្អបំផុតដើម្បី ដាក់ ឯកសារគឺនៅពេលដែលអ្នកបង្កើតវាជាលើកដំបូង។ ដូច្នេះយកទម្លាប់នៃការប្រើប្រអប់ "រក្សាទុកជា" ដើម្បីដាក់ឯកសាររបស់អ្នកក៏ដូចជាដាក់ឈ្មោះវាដាក់វានៅកន្លែងត្រឹមត្រូវនៅកន្លែងដំបូង។
បញ្ជាទិញឯកសាររបស់អ្នកដើម្បីភាពងាយស្រួលរបស់អ្នក។
ប្រសិនបើមានថតឯកសារឬឯកសារដែលអ្នកប្រើច្រើនសូមបង្ខំពួកវាទៅកំពូលនៃបញ្ជីឯកសារដោយប្តូរឈ្មោះពួកវាជាមួយ! ឬ AA នៅដើមនៃឈ្មោះឯកសារ។
9. បំបាត់ឯកសាររបស់អ្នកអោយបានទៀងទាត់។
ជួនកាលអ្វីដែលចាស់គឺច្បាស់ដូចនៅក្នុងឧទាហរណ៍នៃថតឯកសារដែលមានឈ្មោះថា "វិក័យប័ត្រ" ខាងលើ។ ប្រសិនបើវាមិនមែនរក្សាថតរបស់អ្នកដោយមិនមានការលាងសំអាតដោយការសម្អាតឯកសារចាស់។
កុំលុបឯកសារទាក់ទងនឹងអាជីវកម្មលុះត្រាតែអ្នកប្រាកដច្បាស់ថាអ្នកមិនត្រូវការឯកសារម្តងទៀត។ ផ្ទុយទៅវិញនៅក្នុងការប្រមូលផ្ដុំថតសំខាន់របស់អ្នកនៅក្រោមថតឫសរបស់អ្នកបង្កើតថតដែលមានឈ្មោះថា "ចាស់" ឬ "អសកម្ម" ហើយផ្លាស់ទីឯកសារចាស់ទៅក្នុងវានៅពេលអ្នកជួបពួកគេ។
( តើអ្នកត្រូវរក្សាទុកកំណត់ត្រាពាណិជ្ជកម្មឱ្យ CRA ឬ IRS រយៈពេលប៉ុន្មាន ? ពន្យល់ពីរយៈពេលដែលអ្នកត្រូវរក្សាទុកកំណត់ត្រាអាជីវកម្មដើម្បីបំពេញកាតព្វកិច្ចពន្ធរបស់អ្នក។ )
10. បម្រុងទុកឯកសាររបស់អ្នកអោយបានទៀងទាត់។
មិនថាអ្នកកំពុងថតចម្លងឯកសាររបស់អ្នកលើដ្រាយផ្សេងទៀតឬដាក់លើកាសែតនោះវាសំខាន់ក្នុងការតំឡើងនិងអនុវត្តតាមការណែនាំជាទៀងទាត់។ សូមមើល 3 ជំហានដើម្បីប្រព័ន្ធបម្រុងទុកមួយដែលទទួលបានជោគជ័យ ។
ការគ្រប់គ្រងឯកសារល្អធ្វើឱ្យរកមើលអ្វីដែលអ្នកចង់បានងាយស្រួល
ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិកត្រូនិកគួរតែជាផ្នែកមួយនៃយុទ្ធសាស្រ្តគ្រប់គ្រងឯកសារទូទៅសម្រាប់អាជីវកម្មរបស់អ្នក។ ផែនការគ្រប់គ្រងឯកសារ ត្រឹមត្រូវគួររួមបញ្ចូលគ្រប់ទិដ្ឋភាពទាំងអស់នៃការគ្រប់គ្រងឯកសាររួមមានការផ្ទុកការទាញយកការបម្រុងទុកនិងសុវត្ថិភាព។
មុខងារស្វែងរកគឺជារឿងដ៏អស្ចារ្យប៉ុន្តែវានឹងមិនផ្គូរផ្គងភាពងាយស្រួលនៃការអាចចូលទៅថតឬឯកសារដោយផ្ទាល់ទេ។ ប្រសិនបើអ្នកធ្វើតាមគន្លឹះគ្រប់គ្រងឯកសារទាំងនេះឱ្យបានជាប់លាប់ទោះបីជាអ្នកមិនដឹងថាមានអ្វីមួយក៏ដោយអ្នកដឹងពីកន្លែងដែលវាគួរតែជាអត្ថប្រយោជន៍ដ៏ធំសម្បើមនៅពេលអ្នកស្វែងរកអ្វីដែលអ្នកកំពុងស្វែងរក។ ការអនុវត្តការគ្រប់គ្រងឯកសារល្អនឹងជួយសន្សំសំចៃ ពេលវេលានិងប្រាក់កាសរបស់អ្នក ។